Contabilità automatizzata nel tuo negozio online con Bexio

Il seguente articolo vi mostrerà come è facile trasferire l'esportazione contabile da wallee nella contabilità di Bexio. wallee offre la tanto attesa possibilità per i commercianti di automatizzare la contabilità nel negozio online.wallee ha già riportato in dettaglio le sfide della contabilità delle carte di credito e di altri mezzi di pagamento come PayPal, PostFinance, TWINT nel nostro blog PostCreditCard Accounting del 30 gennaio 2019.Il seguente articolo vi mostrerà come è facile trasferire l'esportazione contabile da wallee nella contabilità di Bexio.

Questo permette di integrare facilmente il tuo negozio online (Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware, PrestaShop, OpenCart, ecc), per il quale forniamogià integrazionipronte tramite plugin.

Concetto di prenotazione del sottoconto

Come menzionato nel precedente post del blog, ci sono vari modi in cui puoi trasferire le vendite del tuo negozio online al sistema di contabilità. A seconda della variante che scegli, devi assicurarti di avere una connessione corrispondente tra il tuo negozio online e il software di contabilità.

Siamo dell'opinione che la contabilità con un registro secondario sia sufficiente per la maggior parte dei commercianti. Per te come commerciante, questo ha il vantaggio che wallee crea ogni transazione e i corrispondenti record di prenotazione nel sub-ledger e può anche esportarli per scopi di trasparenza. Tutto quello che dovete fare è trasferire regolarmente lo stato dei conti dal sub-ledger in wallee alla vostra contabilità in Bexio. Shopify, ecc. a Bexio è necessario. Inoltre, si riduce enormemente lo sforzo di prenotazione, dato che si deve trasferire solo un record di prenotazione al mese. Puoi visualizzare o esportare le prenotazioni dettagliate in Wallee in qualsiasi momento.

Per scopi di revisione e trasparenza, si può naturalmente accedere in qualsiasi momento alle singole registrazioni contabili della sotto-libreria ed esportarle come CSV al tocco di un pulsante.

Impostazione

In questo esempio, vi mostrerò come potete facilmente collegareil vostro negozio (nel mio esempio, un negozio WooCommerce) a Bexioe trasferire i pagamenti effettuati / alla contabilità generale di Bexio a intervalli regolari.

Importante: La funzione di riconciliazione non è disponibile per tutti i metodi di pagamento. Stiamo lavorando a pieno ritmo per aggiungere altri metodi di pagamento. Attualmente offriamo la funzione per i seguenti metodi di pagamento:

• Carte di credito elaborate direttamente tramite Wallee.
• Fatture ESR tramite bollettino di pagamento arancione.
• Fatture tramite il gruppo MF.
• PostFinance Card / e-finance.
• TWINT.
• PayPal.

Impostazione in Bexio

Non è necessaria alcuna integrazione tecnica per collegare la contabilità di Wallee a Bexio, ma bisogna assicurarsi che i conti necessari esistano nel piano dei conti diBexio.

Nel nostro caso concreto, ho creato i seguenti account:

• 1022 - Conto bancario SIX Conto acquirente.
• 1021 - Conto bancario di PostFinance per i pagamenti tramite PVR.
• 6941 - SESTO costo della carta di credito.
• 1101 - Debitori Webshop.
• 3201 - Vendite negozio 0 % IVA.

Con questo abbiamo creato i conti necessari nella contabilità generale, che ora possiamo inserire periodicamente con le voci della sottocontabilità.

Generazione dei record di prenotazione in wallee

Affinché wallee possa generare i record di prenotazione, la funzione di riconciliazione deve essere attivata. Questo può essere attivato direttamente premendo un pulsante nello Spazio. Per farlo, naviga nella lista Funzioni > Riconciliazione e clicca su Attiva.

Attivare la funzione di riconciliazione

D'ora in poi, tutti i record di prenotazione necessari vengono generati automaticamente. Ora riceviamo regolarmente le informazioni di pagamento dei mezzi di pagamento (carta di credito, PayPal, PVR, TWINT, PostFinance, ecc.). In caso di acquisizione viaSIX o Concardis, recuperiamo automaticamente le informazioni di esborso corrispondenti (file EPA / file MRX) automaticamente. Lo stesso vale per altri mezzi di pagamento come i bollettini di pagamento PVR, dove si leggono i dati corrispondenti del fatturato e delle tasse dal CAMT 054.

File di riconciliazione / Informazioni sui pagamenti

Ognuno dei tipi di pagamento fornisce qui diverse fonti. Da parte vostra, non sono necessari ulteriori passi di configurazione. Con l'attivazione del tipo di pagamento e della funzione di riconciliazione, le configurazioni sono impostate automaticamente:

• Carte di credito (Visa / MasterCard): A seconda dell'acquirente, riceviamo le informazioni di riconciliazione nei dati di pagamento. Questo include informazioni sul chargeback, gli importi pagati e i tassi di commissione applicati. I formati differiscono a seconda dell'acquirente. Esempi sono MRX per SIX Payment Services o EPA per Concardis.
• Fatture PVR: Qui le informazioni di pagamento vengono create automaticamente in base alle informazioni nel CAMT. Tutte le spese di trasferimento sono automaticamente registrate.
• MF Group (Invoice): Se state facendo factoring tramite MF Group, riceveremo regolarmente le informazioni di esborso da MF Group.
• PostFinance (PostFinance Card / e-finance): riceviamo tutte le informazioni relative agli onorari e alle retribuzioni rilevanti come parte dei file CAMT.
• TWINT: Nel caso di TWINT, riceviamo i pagamenti tramite l'API di TWINT, che vengono importati automaticamente.
• PayPal: Le informazioni sul pagamento dal tuo conto PayPal sono automaticamente riportate su wallee. I webhooks corrispondenti sono impostati automaticamente con l'installazione del metodo di pagamento.

Se hai bisogno di ulteriori informazioni su altri metodi di pagamento per la tua contabilità, contattaci.

Riepilogo contabile / Prospetto del sottoconto

Dato che abbiamo tutte le informazioni rilevanti per l'assegnazione, possiamo elaborare questi dati per voi e creare i record di prenotazione necessari in base alle informazioni di esborso.

Riassunto contabile in wallee

Come potete vedere nell'immagine, le voci del giornale corrette sono scritte per ogni ordine (incluse le voci IVA). Esempi di tali voci si possono trovare anche nel post del blog sulla contabilitàdelle carte di credito.

Le richieste aperte create automaticamente vengono ora chiuse automaticamente non appena riceviamo le informazioni corrispondenti dai tipi di pagamento, che di solito vengono importate automaticamente e senza configurazione da parte vostra. Nelle informazioni di pagamento dei tipi di pagamento, abbiamo le seguenti informazioni, tra le altre:

• Quale importo è stato pagato su quale conto e quando.
• A quanto ammontavano le tasse.
• Eventuali riaddebiti perché i vostri clienti hanno contestato il pagamento.

Riporto del sottoconto

Alla fine del periodo (di solito alla fine del mese) o alla fine della giornata lavorativa, è possibile generare un cosiddetto riepilogo in wallee. Questo rapporto contiene una sintesi dei conti registrati e dei loro cambiamenti.

Questo significa che wallee aggrega automaticamente tutte le informazioni sui sinistri aperti e gli importi pagati nel periodo specificato. Dovresti assicurarti che non ci siano lacune nei tempi, per questo ti consigliamo di creare i rapporti mensilmente.

Grazie ai dati di riconciliazione degli acquirenti e dei tipi di pagamento, ora abbiamo tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno per fare la voce di trasferimento corrispondente dalla sottocontabilità alla contabilità generale in Bexio. Per fare questo, creo prima un rapporto per il periodo desiderato. Nel mio esempio, vorrei avere tutte le transazioni dal 1.1.2019 - 31.1.2019 che sono state elaborate in franchi svizzeri.

Creare un rapporto per il periodo desiderato

Ora trasferisco questi dati alla contabilità generale in Bexio utilizzando una prenotazione manuale.

Trasferimento dei dati alla contabilità generale in Bexio attraverso una prenotazione manuale

Si noti che in questo caso le entrate delle vendite sono state inserite al lordo. Questo significa il totale delle entrate delle vendite compresa l'IVA (lordo). Con la selezione dell'eliminazione dell'IVA direttamente da Bexio. Naturalmente, sarebbe stato possibile anche controllare l'inserimento manualmente, ma questo porta a problemi con l'imposta di saldo, che non viene mostrata in questo modo in wallee e assicura anche in questa procedura che Bexio compili correttamente i moduli IVA per voi.

Prenotazione dei pagamenti da parte dell'acquirente o dei mezzi di pagamento

A causa delle differenze di cambio, ogni valuta deve essere esportata separatamente. Raccomandiamo quindi di tenere conti corrispondenti con l'acquirer e la vostra banca per ogni valuta che offrite nel negozio. In questo caso, si consiglia di trasferire alla contabilità generale utilizzando il rispettivo tasso di cambio medio mensile dell'AFC.

La registrazione di pagamenti regolari in entrata sul suo conto dai mezzi di pagamento

Se avete collegato Bexio alla banca, questi pagamenti vengono regolarmente letti per la riconciliazione e, a seconda dell'acquirente e del mezzo di pagamento, arrivano regolarmente sul vostro conto.

Con la maggior parte degli acquirer / metodi di pagamento avete un conto in cui vengono contabilizzati i pagamenti per i singoli tipi di pagamento. Il saldo giornaliero viene versato sul vostro conto a intervalli regolari, meno le commissioni concordate.In altre parole, noi registriamo questi pagamenti come un asset swap dal conto bancario dell'acquirer al rispettivo conto di pagamento presso la banca in Bexio.Ciò significa che utilizziamo il conto pass-through 1022 SIX Bank precedentemente creato e registriamo i pagamenti in arrivo dall'acquirer contro questo conto, che utilizziamo come conto pass-through. Potete ignorare le tasse, dato che le trasferiremo poi nell'affissione collettiva.

Prenotazione dei pagamenti da parte dell'acquirente o dei mezzi di pagamento

Sincronizzazione dei clienti (Synceria)

Non ci consideriamo responsabili dell'integrazione di tutti gli altri dati come quelli dei clienti e dei prodotti. A seconda del sistema, ci sono già interfacce esistenti per questo. Synceria è un'alternativa interessante per l'integrazione in Bexio.

Sincronizzazione dei clienti (Synceria)

Sincronizzazione tra Bexio e magento

Sincronizzazione tra Bexio e magento

Synceria fornisce una rappresentazione degli ordini sincronizzati.

Interazione tra Synceria e wallee Accounting

Quando si usa Synceria in connessione con wallee, le informazioni del cliente e i prodotti sono sincronizzati con Bexio. La generazione o meno di una fattura può già essere impostata in Synceria. Nel nostro caso, il sub-ledger è tenuto in wallee, quindi non è necessario generare fatture attraverso Syncerian. Tuttavia, Synceria è utile per sincronizzare i prodotti (per WooCommerce) e i dati di contatto dei vostri clienti, se questi sono utilizzati per ordini successivi o se volete utilizzare le funzioni CRM in Bexio e fare valutazioni basate su di esse.

Per completezza, va detto qui che wallee fornisce già informazioni e valutazioni complete dei clienti del tuo negozio.

Sincronizzazione delle informazioni dei clienti in Bexio con Synceria

Forniremo maggiori informazioni su questo in una data successiva.

Impostazione

Puoi attivare Synceria direttamente in Bexio per CHF 25 al mese.

Conclusione

L'integrazione contabile di wallee offre una possibilità interessante per i commercianti di tutte le dimensioni per risparmiare tempo e denaro. Una connessione a Bexio e a qualsiasi sistema contabile alternativo può essere facilmente implementata. A intervalli regolari, le vendite sono trasferite dal sub-ledger di wallee alla contabilità generale usando il rapporto di riconciliazione. Questo rende superflua la lunga registrazione dei singoli ordini nella contabilità generale di Bexio. Inoltre, l'integrazione di wallee con gli acquirenti e i metodi di pagamento assicura che vengano sempre mostrate le corrette commissioni di pagamento e che vengano rilevati i charge back e le inadempienze dei debitori.

Come già detto più volte, questo metodo è completamente indipendente dal programma di contabilità e dalla regola contabile utilizzata. Nelle prossime settimane creeremo tutorial simili per altri sistemi come Banana Accounting, Sage, Abacus ecc. Se hai ancora domande sulla contabilità con wallee, non esitare a contattare il nostro team di supporto.

Supporto

Se avete altre domande, non esitate a contattarci.

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