Sfida della contabilità della carta di credito Negozio online

Con il crescente successo e le dimensioni dei negozi online e l'aumento del numero di ordini, le aziende si trovano di fronte alla sfida di come migliorare e automatizzare i loro processi, soprattutto nelle industrie con un'alta pressione sui costi. Pertanto, molti commercianti si chiedono come i processi contabili delle carte di credito e altri metodi di pagamento (PayPal, PostFinance, TWINT) possono essere automatizzati nel loro negozio online. Oggi vorrei darvi alcune risposte a questa domanda.

Tuttavia, con il progresso della digitalizzazione e le relative opportunità di automazione, i commercianti di tutte le dimensioni possono risparmiare enormi quantità di tempo e denaro se riconoscono e implementano il potenziale di automazione. Credo che ci sia un enorme potenziale nell'area della contabilità in particolare. Per esempio, la contabilità di molti mezzi di pagamento come le carte di credito pone grandi sfide ai commercianti.

Potenziale di digitalizzazione e automazione

I sondaggi delle aziende nei paesi di lingua tedesca mostrano ripetutamente che c'è ancora un enorme potenziale di digitalizzazione in vari settori. La digitalizzazione come la creazione di rappresentazioni digitali ha lo scopo di memorizzare digitalmente le informazioni e renderle disponibili per l'elaborazione elettronicadei dati.

Fonte: Statista, 2019

La digitalizzazione è anche spesso usata come sinonimo di automazione. Esattamente questo potenziale di automazione esiste anche nella contabilità dei pagamenti che vengono elaborati nei negozi online dei commercianti. Mi riferisco in particolare all'automazione della contabilità dell'IVA, alla contabilizzazione delle vendite e dei compensi che si realizzano attraverso i vari metodi di pagamento o all'automazione dei processi di restituzione e dei flussi di pagamento associati.

Sfide

Per vari motivi, la prenotazione automatica delle transazioni con carta di credito rappresenta una grande sfida per te come commerciante, che richiede molto lavoro manuale man mano che il volume degli ordini cresce:

• I pagamenti con carta di credito arrivano sul suo conto con un ritardo e come voci collettive. Questo rende molto difficile per voi stabilire un collegamento tra il denaro nel conto e le transazioni/ordini che ne sono responsabili.
• Se consegni a diversi mercati in diverse valute, ci saranno vendite di diverse classi di IVA "nascoste" nelle rimesse collettive, quindi non puoi semplicemente registrare gli importi pagati dagli acquirenti come entrate. Tanto più che la cifra d'affari lorda è rilevante per l'IVA. Le commissioni delle carte di credito devono essere indicate come una riduzione del reddito.
• Le aliquote IVA pertinenti non possono essere determinate dai pagamenti in entrata. L'assegnazione dei pagamenti alle aliquote IVA corrette richiede molto tempo.
• I pagamenti dall'acquirente non arrivano sul conto bancario fino a qualche giorno dopo che il servizio è stato reso. Questo porta a problemi di rateizzazione.
• A seconda del tipo di carta, vengono applicate commissioni diverse. Questo problema è tanto più accentuato quando ci si installa nel modello Interchange++. La struttura delle commissioni degli acquirer delle carte di credito è molto complessa anche per gli esperti.
• I vostri clienti hanno la possibilità di contestare le transazioni, i cosiddetti charge back. Nel caso di un charge back, il denaro viene trattenuto dall'acquirente e compensato con il vostro pagamento. Questo aumenta lo sforzo di riconciliazione e si può avere interesse a raccogliere questo credito in altri modi.

La seguente realizzazione deriva certamente dalle ragioni sopra menzionate. Non potete semplicemente registrare i depositi sul conto bancario come fatturato. A meno che non sia garantita una sola aliquota IVA (e quindi nessuna esportazione) e si riconosca l'importo corretto della commissione direttamente dalla registrazione.

Corretta registrazione delle transazioni con carta di credito

Dal mio punto di vista, ci sono due metodi per registrare correttamente le vendite con carta di credito nel tuo negozio online. In ogni caso, crei un conto separato nella contabilità per ogni mezzo di pagamento (Visa, Mastercard, American Express, PayPal, PostFinance, TWINT, ecc.). In alternativa, puoi creare un conto per acquirente (per esempio, Debitor Six Payment Services, Debitor Swisscard, PayPal).

Metodo singolo:

In questo modo, ogni transazione nel vostro webshop è registrata individualmente nella contabilità. Quando si vende, si apre un debitore contro l'acquirente corrispondente o il metodo di pagamento utilizzato. Nel caso di un pagamento sul tuo conto, tutti gli acquirenti forniscono i cosiddetti rapporti di pagamento. In questi rapporti troverete informazioni sull'ordine e sull'importo pagato. Sulla base di queste informazioni, si chiude il debitore e si prenota il pagamento della carta di credito.

Esempio:

VenditaDebitore SIX Payment Services / ricavo merci CHF (8% IVA)200 CHFVATDebitore SIX Payment Services / IVA da pagare16 CHFPagamentoBanca ZKB / debitore SIX Payment Services 216 CHFCommissioneCommissione spese carta di credito / banca5.94 CHF

Questo metodo è dispendioso in termini di tempo perché sono necessarie almeno 4 registrazioni contabili per una transazione commerciale. Inoltre, porta a un gonfiore del giornale, dato che almeno le suddette registrazioni contabili devono essere create per ogni ordine.

Sotto-libro:

In alternativa, si può considerare il negozio web come un sottoconto. In questo caso, si registrano le vendite suddivise per IVA alla fine di ogni periodo (per esempio un mese). Nella maggior parte dei casi, i dati sul fatturato provengono dall'esportazione di tutti gli ordini del tuo negozio online o dalla connessione del tuo negozio al tuo software di contabilità. In alternativa, puoi usare un PSP come wallee, che può anche darti queste informazioni. Più informazioni su questo sotto.

Poi si registrano i pagamenti ricevuti direttamente sui conti dei clienti. Di regola, troverete anche gli importi delle commissioni nel record di registrazione del trasferimento.

Vendite nazionaliDebitore SIX Payment Services / entrate merci CHF (8% IVA)20'000 CHFVendite all'esteroDebitore SIX Payment Services / entrate merci CHF (0% IVA)45'000 CHFIVADebitore SIX Payment Services / IVA da pagare1'600 CHFPagamenti in entrata*Banca ZKB / debitore SIX Payment Services756 CHFCommissioneCosti di commissione carta di credito / banca15.94 CHF* Nel corso del mese, i singoli pagamenti dell'acquirente vengono ricevuti e registrati direttamente sul conto di transito del debitore SIX Payment Services.

Il grande problema con questo metodo è che non si ha alcun controllo a livello di transazione individuale e quindi nessuna informazione sui chargeback, inoltre si tratta di conti pass-through che sono molto difficili da riconciliare. C'è anche ancora un numero relativamente grande di prenotazioni manuali e lo sforzo di riconciliazione associato. Puoi, naturalmente, impostare il numero di pagamenti da parte dell'acquirente al limite più alto possibile, finché la liquidità lo permette.

Automatizzare la contabilità delle carte di credito nel negozio web

Non importa quale metodo sceglierete alla fine. Rimane una quantità relativamente grande di lavoro manuale o bisogna fare i conti con una perdita di trasparenza. Sono quindi dell'opinione che nell'era digitale, ci deve essere una soluzione automatica a questo problema di prenotazione automatica di carte di credito, transazioni PayPal, ecc.

wallee offre ora la possibilità di attivare la funzione di riconciliazione e quindi di automatizzare completamente tutto ciò che abbiamo descritto sopra.Quando si elaborano le transazioni tramite wallee, abbiamo tutte le informazioni sul tuo ordine a livello di riga, compresa l'aliquota IVA. Così sappiamo esattamente cosa comprano i vostri clienti con quale aliquota e importo lordo. Se elaborate le transazioni tramite wallee, possiamo anche leggere automaticamente i dati di pagamento dell'acquirente della carta di credito e assegnarli alle transazioni.

In altre parole: ti risparmi la registrazione manuale delle vendite e hai anche realizzato direttamente una semplice integrazione della tua contabilità per il tuo negozio web.

Trasparenza:

Vi mostriamo per ogni transazione individualmente se è stata pagata. In wallee troverete informazioni su quando e su quale conto è stato trasferito il denaro e a quali spese. Tutto avviene in modo completamente automatico, poiché leggiamo ed elaboriamo i file di riconciliazione degli acquirenti di carte di credito, PayPal, PostFinance, TWINT, fornitori di fatture, file CAMT, ecc.

In ogni transazione si può vedere quando e quanto è già stato pagato su quale conto.

Sottoconto automatizzato:

Teniamo per voi un registro secondario completamente automatizzato. Elaborate le vostre transazioni tramite noi e vi forniremo un estratto conto dettagliato alla fine del periodo, che potrete consegnare al vostro commercialista o trasferire voi stessi al vostro programma di contabilità. Questo riduce lo sforzo e i costi in modo massiccio e ti dà tempo per cose più importanti. L'integrazione del tuo negozio nella contabilità finanziaria / software ERP non è più necessaria.

Nel sottoconto, tutto il fatturato è mostrato secondo le aliquote fiscali. Puoi trasferire questa registrazione contabile alla tua contabilità generale alla fine del periodo.

Sicurezza

Siamo naturalmente consapevoli che si tratta di informazioni finanziarie sensibili. Tutti i dati sono memorizzati in forma criptata e sono certificati PCI.

Integrazione

L'attivazione della contabilità automatica è molto semplice e può essere attivata premendo un pulsante. Non appena la riconciliazione è attiva, le registrazioni contabili corrispondenti sono generate automaticamente da wallee.Se elabori carte di credito tramite un acquirente diretto di wallee, i pagamenti dovrebbero essere letti automaticamente nel tuo Spazio. Stiamo lavorando diligentemente per integrare altri mezzi di pagamento e acquirenti. Attualmente supportiamo i seguenti metodi di pagamento:

• Carta di credito tramite SIX ACQUIRING
• PayPal
• Fattura PVR
• Fattura tramite il gruppo MF
• PostFinance e-finance e carta (metà febbraio 2019)
• TWINT (fine febbraio 2019)
• Più su richiesta

Non è necessaria l'integrazione del vostro webshop nella contabilità. Potete semplicemente trasferire il sub-ledger alla vostra contabilità a intervalli regolari. Vi mostreremo questo nel prossimo post del blog usando l'esempio di Bexio.

Enorme potenziale di risparmio

Nelle spiegazioni precedenti vi abbiamo mostrato due metodi per registrare le vendite con carta di credito. Supponiamo che voi o il vostro contabile abbiate bisogno di circa 5 minuti per creare un record di prenotazione. Con una tariffa oraria di circa 50 CHF, il costo di una prenotazione è quindi di circa 4,10 CHF. Se lei elabora il pagamento tramite wallee, noi ci occupiamo automaticamente della prenotazione del fatturato e della riconciliazione del conto nel sottoconto dei singoli tipi di pagamento per 2 centesimi a prenotazione. Scopri come possiamo aiutarti a risolvere il problema.

Multicanale / Terminali

Per essere onesti, bisogna dire che la soluzione di cui sopra funziona solo se non si prenota già il fatturato tramite la connessione del proprio webshop. Inoltre, attualmente solo le transazioni e-commerce possono essere prenotate. Tuttavia, stiamo già lavorando con partner con i quali possiamo anche risolvere tali sfide e quindi aiutarvi in modo olistico.

In caso di domande, il nostro team di supporto è sempre a tua disposizione.

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